Eine maximale Anzahl von Systembenutzern verwendet Microsoft Outlook als Standard-E-Mail-Anwendung. Falls das E-Mail-Konto seinen Sättigungsgrad erreicht (das Kontingent wird gefüllt), fließt es sofort weiter und empfängt keine Nachrichten mehr. Erhaltene E-Mails springen also zurück.
Und dafür müssen Sie das E-Mail-Kontingent nicht verlängern. Wenn Sie E-Mails nur manuell oder automatisch in Microsoft Outlook archivieren, ist dies mehr als ausreichend. um das Problem des Warteschlangenfüllens zu lösen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Mails in Microsoft Outlook 2016 automatisch und manuell archivieren. Sie können jedoch auch E-Mails in anderen Outlook-Versionen wie 2013, 2010, 2007 usw. archivieren, indem Sie dieselben verfolgen (nur die Navigationsoptionen unterscheiden sich). . Bevor Sie jedoch mit dem Archivieren von E-Mails beginnen, sollten Sie einige wichtige Aspekte kennen.
Die in Outlook verfügbare Archivierungsfunktion (oder AutoArchivierungsfunktion) überträgt ältere E-Mails, Aufgaben und Kalenderelemente aus dem Standardordner in einen Archivordner, der an einem anderen Speicherort auf Ihrer Festplatte gespeichert ist. Um genau zu sein, überträgt das Archiv ältere Attribute aus Ihrer Haupt-PST-Datei in eine separate PST-Datei (nennen wir sie eine Archiv-PST-Datei), die Sie jederzeit mit Outlook öffnen können. Auf diese Weise wird die Größe Ihres Outlook-Postfachs verringert und freier Speicherplatz auf Ihrem Laufwerk C: \ erstellt (wenn Sie die PST-Archivdatei auf einem anderen Laufwerk speichern).
Das Outlook archiv führt hauptsächlich eine dieser Aufgaben aus (je nachdem, wie der Benutzer sie konfiguriert hat).
Die Auto Archive funktion in Outlook 2016 kann eingerichtet werden Outlook mails automatisch verschieben in regelmäßigen Abständen in einen ausgewählten Archivordner zu verschieben oder alte E-Mails direkt zu löschen.
Zunächst sind alle Optionen in der AutoArchive Assistent wird abgeblendet. Einfach nachschauen Run AutoArchive every □ days Konfigurieren Sie dann andere Optionen gemäß Ihren Anforderungen.
Zum Schluss klicken Sie auf OK und schließe das Fenster.
In der Fortschrittsanzeige können Sie den Status des Archivierungsprozesses überwachen. Und Archiv wird Ordner oben in Outlook anzeigen, wenn der Archivierungsprozess wird komplett (wenn Sie aktiviert haben Archivordner in der Ordnerliste anzeigen).
Wenn Sie E-Mails nicht automatisch archivieren möchten, versuchen Sie, E-Mails (und andere Elemente) bei Bedarf manuell zu archivieren. Sie können mehr Zugriff auf Objekte haben, die Sie nicht archivieren möchten und die Sie in den Archivordner verschieben möchten, in dem die Archivdatei gespeichert werden soll und vieles mehr.
Hinweis: Das manuelle Archivieren von E-Mails ist eine einmal prozess, und Sie müssen es jedes Mal wiederholen, wenn Sie E-Mails archivieren möchten.
Gehe zum File Menü auswählen Cleanup Tools und klicken Sie auf Archive…
Als nächstes in Archive Fenster, opt Archive this folder and all subfolders. Und wählen Sie Ordner (Posteingang Archiv E-Mails) zu archivieren.
Wenn Sie archivieren möchten alle E-Mails, Kalender, und Aufgaben etc. dann wählen Sie die root folder (die Anwesenden an der Spitze in der Ordnerliste). Und dann konfigurieren Sie ein paar Einstellungen wie,
Zum Schluss klicken Sie auf OK und Outlook startet den Archivierungsprozess.
Sie finden die Archivdateien von Outlook 2016 (auch in Outlook 2010 und 2013) in,
Windows Vista, 7, 8, 8.1 und 10 OS-Systeme: C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst
Windows XP OS-Systeme: C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst
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