Comment Archiver Automatiquement et Manuellement les E-mails dans Outlook 2016?

Pourquoi archiver des e-mails dans Outlook?

Un nombre maximum d’utilisateurs du système utilisent Microsoft Outlook comme application de messagerie électronique par défaut. Dans le cas, le compte de messagerie atteint son niveau de saturation (le quota est rempli), puis il coule immédiatement et cesse de recevoir des messages. Ainsi, les courriels reçus rebondissent.

Et, pour cela, vous n’avez pas à étendre le quota d’emails. Si vous archivez simplement les e-mails dans Microsoft Outlook manuellement ou automatiquement, c’est plus que suffisant; pour résoudre le problème de saturation de la file d’attente.

Ainsi, dans cet article, vous apprendrez comment archiver automatiquement et manuellement les e-mails dans Microsoft Outlook 2016. Cependant, vous pouvez également archiver des e-mails dans d’autres versions d’Outlook comme 2013, 2010, 2007, etc. en les suivant (seules les options de navigation diffèrent) . Mais, avant de commencer l’archivage des e-mails, sachez-en certains aspects importants.

Qu’est-ce que l’archivage des e-mails?

La fonctionnalité d’archivage (ou d’archivage automatique) disponible dans Outlook transfère les anciens e-mails, tâches et éléments de calendrier du dossier par défaut vers un dossier d’archivage, qui est stocké dans un autre emplacement sur votre disque dur. Pour être précis, l’archive transfère les anciens attributs de votre fichier PST principal dans un fichier PST distinct (appelons-le Archive PST) que vous pouvez ouvrir à l’aide d’Outlook à tout moment lorsque vous en avez besoin. Ainsi, il réduit la taille de votre boîte aux lettres Outlook et crée de l’espace libre sur votre lecteur C: \ (si vous enregistrez le fichier PST d’archive sur un autre lecteur).

Principalement, l’archive Outlook effectue l’une de ces tâches (selon la façon dont l’utilisateur l’a configurée).

  1. Déplace les messages et d’autres attributs des dossiers actuels par défaut vers le dossier d’archivage
  2. Supprime anciens e-mails et autres attributs en permanence, au moment où ils traversent la période spécifiée.

Faits sur l’archivage des e-mails:

  • Dès que vous archivez les e-mails, ils seront déplacés du PST principal vers un archive.pst fichier, présent dans le Dossier Archive Outlook.
  • Lorsque les e-mails sont archivés, ils seront supprimés du dossier source (même du fichier PST principal)
  • Les fichiers archivés et les fichiers de sauvegarde Outlook sont différents. Donc, si vous souhaitez sauvegarder des e-mails archivés, créez une copie de votre archive.pst fichier dans un endroit sûr. Vous pouvez également essayer un sauvegarde automatique des fichiers Outlook dans ce but.
  • La fonctionnalité d’archivage dans Outlook sera désactivée, par Outlook Exchange comptes avec une boîte aux lettres d’archivage en ligne.

Comment Archiver Automatiquement et Manuellement les E-mails dans Outlook 2016?

Le Auto Archive fonctionnalité d’Outlook 2016 peut être configurée pour déplacer automatiquement les anciens e-mails vers un dossier d’archivage sélectionné à intervalles réguliers ou pour supprimer directement les anciens e-mails.

Voici donc les étapes pour l’archivage automatique des e-mails dans Outlook 2016.

  • Ouvrez Outlook et cliquez sur le File menu.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Open-Outlook-and-click-on-File-menu.png
  • Sélectionner Options et alors Advanced.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Select-Options-and-then-Advanced.png
  • Choisir AutoArchive Settings…
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/AutoArchive-Settings-1.jpg

Initialement, toutes les options du AutoArchive l’assistant sera grisé. Vérifiez simplement Run AutoArchive every □ days ensuite, configurez d’autres options selon vos besoins.

  • Archiver ou supprimer d’anciens éléments – Utilisez-le pour configurer les paramètres d’archivage automatique personnalisés. Si vous souhaitez qu’Outlook utilise les paramètres d’archivage automatique par défaut, décochez-le.
  • Afficher le dossier d’archives dans la liste des dossiers – Activez-le si vous souhaitez que le dossier Archive soit présent dans le volet de navigation.
  • Nettoyer les éléments plus anciens que – Donnez un intervalle de temps (jours, semaines ou mois) après lequel les e-mails doivent être archivés.
  • Déplacer les anciens éléments vers – Il s’agit d’Outlook pour déplacer automatiquement les anciens e-mails et autres éléments vers le fichier archive.pst au lieu de les supprimer
  • Feuilleter – Pour choisir l’emplacement du fichier archive.pst
  • Supprimer définitivement des éléments – Il s’agit pour Outlook de supprimer définitivement les e-mails et autres attributs dès qu’ils traversent la période spécifiée
  • Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant – Pour appliquer les paramètres d’archivage automatique ci-dessus à tous les dossiers, utilisez cette option. Si vous souhaitez configurer différents paramètres d’archivage pour chaque dossier, désactivez-le.

Enfin, cliquez sur OK bouton et fermez la fenêtre.

Vous pouvez surveiller l’état du processus d’archivage dans la barre de progression. Et, le dossier Archives apparaîtra dans Outlook lorsque le processus d’archivage sera terminé (si vous avez activé Afficher le dossier d’archives dans la liste des dossiers).

Comment archiver des e-mails manuellement dans Outlook 2016?

Si vous ne souhaitez pas archiver automatiquement les e-mails, essayez d’archiver les e-mails (et autres éléments) manuellement chaque fois que vous en avez besoin. Vous pouvez mieux contrôler les éléments que vous ne souhaitez pas archiver et que vous souhaitez déplacer vers le dossier d’archivage, où stocker le fichier d’archive, etc.

Remarque: Archiving emails manually is a une fois processus, et vous avez besoin de le répéter chaque fois que vous voulez archiver des e-mails.

Étapes pour archiver manuellement les e-mails dans Outlook 2016:

Allez au File menu, sélectionnez Cleanup Tools et cliquez sur Archive…

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Go-to-the-File-menu-select-Cleanup-Tools-and-click-on-Archive.png

Ensuite, dans Archive fenêtre, opt Archive this folder and all subfolders. Et sélectionnez le dossier (Boîte de réception pour archiver les e-mails) à archiver.

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Archive-this-folder-and-all-subfolders.png

Si vous souhaitez archiver tous les e-mails, calendriers, et tasks etc., puis sélectionnez root folder (celui présent en haut de la liste des dossiers). Et puis, configurez quelques paramètres comme,

  • Archiver les éléments antérieurs à – Entrez une date pour spécifier la durée après laquelle vous souhaitez archiver un élément
  • Feuilleter (to change location of the archive file)
  • Inclure les éléments avec «Ne pas archiver automatiquement» coché (l’utiliser pour archiver des éléments qui ne relèvent pas du processus d’archivage automatique)

Enfin, cliquez sur OK et Outlook démarre le processus d’archivage.

Emplacement des fichiers d’archives Outlook:

Vous pouvez trouver des fichiers d’archive d’Outlook 2016 (également dans Outlook 2010 et 2013) dans,

Windows Vista, 7, 8, 8.1, et 10 Systèmes d’exploitation OS:C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst

Windows XP Systèmes d’exploitation OS:: C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

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