どのように2016 Outlookの自動、手動でアーカイブ電子メールへ？

Outlookでメールをアーカイブする理由

システムユーザーの最大数は、デフォルトの電子メールアプリケーションとしてMicrosoft Outlookを使用します。その場合、電子メールアカウントは飽和レベルに達し（クォータがいっぱいになります）、すぐに流れてメッセージの受信を停止します。したがって、受信した電子メールは跳ね返ります。

また、このために、電子メールのクォータを拡張する必要はありません。手動または自動でMicrosoft Outlookでメールをアーカイブするだけで十分な場合、キューの満杯の問題を解決します。

したがって、この記事では、Microsoft Outlook 2016で電子メールを自動および手動でアーカイブする方法を学習します。ただし、同じ追跡を行うことで、2013、2010、2007などの他のバージョンのOutlookで電子メールをアーカイブすることもできます（ナビゲーションオプションのみが異なります）。ただし、メールのアーカイブを開始する前に、メールの重要な側面を理解してください。

アーカイブメールとは何ですか？

Outlookで使用可能なアーカイブ（または古いアイテムの整理）機能は、古いメール、仕事、カレンダーアイテムをデフォルトフォルダーからハードドライブ上の別の場所に保存されているアーカイブフォルダーに転送します。正確に言うと、アーカイブはメインのPSTファイルから別のPST（アーカイブPSTと呼びます）ファイルに古い属性を転送します。このファイルは、必要なときにいつでもOutlookを使用して開くことができます。したがって、Outlookメールボックスのサイズが小さくなり、C：\ドライブに空き領域が作成されます（アーカイブPSTファイルを別のドライブに保存する場合）。

主に、Outlookアーカイブはこれらのタスクのいずれかを実行します（ユーザーがどのように構成したかによって異なります）。

メッセージを移動します およびデフォルトの現在のフォルダーからアーカイブフォルダーへの他の属性
削除古いメールとその他の属性 永久に, 指定した期間を超えた瞬間。

メールのアーカイブに関する事実：

あなたは電子メールをアーカイブするとすぐに、彼らはメインPSTから移動されます archive.pst に存在するファイル Outlookアーカイブフォルダー.
電子メールがアーカイブされると、ソースフォルダーから（メインのPSTファイルからも）削除されます
アーカイブファイルとOutlookバックアップファイルは異なります。したがって、アーカイブされたメールをバックアップする場合は、コピーを作成します archive.pst 安全な場所にファイルします。また試すことができます Outlookファイルの自動バックアップこの目的のために。
Outlookのアーカイブ機能は無効になります。 Outlook Exchange オンラインアーカイブメールボックスを持つアカウント。

Outlook 2016で電子メールを自動アーカイブする方法は？

の Auto Archive 展望2016年の特徴は、自動的に一定の時間間隔で、選択したアーカイブフォルダへ、または直接削除古い電子メールに古いメールを移動するように設定することができます。

Outlook 2016でメールを自動アーカイブする手順は次のとおりです。

Outlookを開き、をクリックします File メニュー.

選択 Options その後 Advanced.

選ぶ AutoArchive Settings…

で最初に、すべてのオプション AutoArchive ウィザードはグレー表示されます。ただ確認してください Run AutoArchive every □ days 次に、要件に応じて他のオプションを構成します。

古いアイテムをアーカイブまたは削除する– これを使用して、カスタム自動アーカイブ設定を構成します。 Outlookでデフォルトの古いアイテムの整理設定を使用する場合は、オフにします
フォルダーリストにアーカイブフォルダーを表示する – アーカイブフォルダーをナビゲーションウィンドウに表示する場合は、有効にします。
より古いアイテムを削除する – 電子メールがアーカイブされるまでの時間間隔（日、週、または月）を指定します.
古いアイテムをに移動 – これは、Outlookが削除するのではなく、古い電子メールやその他のアイテムをarchive.pstファイルに自動的に移動するためのものです
ブラウズ– archive.pstの場所を選択するには
アイテムを完全に削除する -これは、Outlookが指定された期間を過ぎるとすぐにメールやその他の属性を完全に削除するためのものです
これらの設定をすべてのフォルダーに今すぐ適用する – 上記の古いアイテムの整理の設定をすべてのフォルダーに適用するには、このオプションを使用します。フォルダごとに異なるアーカイブ設定を構成する場合は、無効にします。

最後に、をクリックします OK ボタンをクリックしてウィンドウを閉じます。

進行状況バーでアーカイブプロセスのステータスを監視できます。また、アーカイブプロセスが完了すると、アーカイブフォルダーがOutlookに表示されます（有効にしている場合 フォルダーリストにアーカイブフォルダーを表示する).

Outlook 2016で電子メールを手動でアーカイブする方法

メールを自動アーカイブしたくない場合は、必要なときにメール（およびその他のアイテム）を手動でアーカイブしてみてください。アーカイブしたくないアイテムや、アーカイブフォルダーに移動したいアイテム、アーカイブファイルを保存する場所などをさらに把握できます。

注意: メールの手動アーカイブは一度処理し、メールをアーカイブするたびにそれを繰り返す必要があります。

処理し、メールをアーカイブするたびにそれを繰り返す必要があります。

に行く File メニュー、選択 Cleanup Tools をクリックします Archive…

次に、 Archive ウィンドウ、オプト Archive this folder and all subfolders. そして、アーカイブするフォルダー（メールをアーカイブする受信ボックス）を選択します。

アーカイブしたい場合 すべてのメール、カレンダー, そして タスク など、その後選択 root folder (フォルダリストの一番上にあるもの). そして、次のようないくつかの設定を構成します。

より古いアイテムをアーカイブする – アイテムをアーカイブするまでの期間を指定する日付を入力します
ブラウズ (アーカイブファイルの場所を変更するには)
「古いアイテムを整理しない」にチェックマークを付けたアイテムを含める (自動アーカイブプロセスの対象外のアイテムをアーカイブするために使用します)

最後に、をクリックします OK ボタンをクリックすると、Outlookがアーカイブプロセスを開始します。

Outlookアーカイブファイルの場所：

Outlook 2016のアーカイブファイル（Outlook 2010および2013でも）は、次の場所にあります。

Windows Vista、7、8、8.1、および10 OS実行システム： C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst

システムを実行しているWindows XP OS： C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Lucy J

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