Outlookでメールをアーカイブする理由
システムユーザーの最大数は、デフォルトの電子メールアプリケーションとしてMicrosoft Outlookを使用します。 その場合、電子メールアカウントは飽和レベルに達し（クォータがいっぱいになります）、すぐに流れてメッセージの受信を停止します。 したがって、受信した電子メールは跳ね返ります。
また、このために、電子メールのクォータを拡張する必要はありません。 手動または自動でMicrosoft Outlookでメールをアーカイブするだけで十分な場合、 キューの満杯の問題を解決します。
したがって、この記事では、Microsoft Outlook 2016で電子メールを自動および手動でアーカイブする方法を学習します。ただし、同じ追跡を行うことで、2013、2010、2007などの他のバージョンのOutlookで電子メールをアーカイブすることもできます（ナビゲーションオプションのみが異なります） 。 ただし、メールのアーカイブを開始する前に、メールの重要な側面を理解してください。
アーカイブメールとは何ですか？
Outlookで使用可能なアーカイブ（または古いアイテムの整理）機能は、古いメール、仕事、カレンダーアイテムをデフォルトフォルダーからハードドライブ上の別の場所に保存されているアーカイブフォルダーに転送します。 正確に言うと、アーカイブはメインのPSTファイルから別のPST（アーカイブPSTと呼びます）ファイルに古い属性を転送します。このファイルは、必要なときにいつでもOutlookを使用して開くことができます。 したがって、Outlookメールボックスのサイズが小さくなり、C：\ドライブに空き領域が作成されます（アーカイブPSTファイルを別のドライブに保存する場合）。
主に、Outlookアーカイブはこれらのタスクのいずれかを実行します（ユーザーがどのように構成したかによって異なります）。
- メッセージを移動します およびデフォルトの現在のフォルダーからアーカイブフォルダーへの他の属性
- 削除 古いメールとその他の属性 永久に, 指定した期間を超えた瞬間。
メールのアーカイブに関する事実：
- あなたは電子メールをアーカイブするとすぐに、彼らはメインPSTから移動されます archive.pst に存在するファイル Outlookアーカイブフォルダー.
- 電子メールがアーカイブされると、ソースフォルダーから（メインのPSTファイルからも）削除されます
- アーカイブファイルとOutlookバックアップファイルは異なります。 したがって、アーカイブされたメールをバックアップする場合は、コピーを作成します archive.pst 安全な場所にファイルします。 また試すことができます Outlookファイルの自動バックアップ この目的のために。
- Outlookのアーカイブ機能は無効になります。 Outlook Exchange オンラインアーカイブメールボックスを持つアカウント。
Outlook 2016で電子メールを自動アーカイブする方法は？
の Auto Archive 展望2016年の特徴は、自動的に一定の時間間隔で、選択したアーカイブフォルダへ、または直接削除古い電子メールに古いメールを移動するように設定することができます。
Outlook 2016でメールを自動アーカイブする手順は次のとおりです。
- Outlookを開き、をクリックします File メニュー.
- 選択 Options その後 Advanced.
- 選ぶ AutoArchive Settings…
で最初に、すべてのオプション AutoArchive ウィザードはグレー表示されます。 ただ確認してください Run AutoArchive every □ days 次に、要件に応じて他のオプションを構成します。
- 古いアイテムをアーカイブまたは削除する– これを使用して、カスタム自動アーカイブ設定を構成します。 Outlookでデフォルトの古いアイテムの整理設定を使用する場合は、オフにします
- フォルダーリストにアーカイブフォルダーを表示する – アーカイブフォルダーをナビゲーションウィンドウに表示する場合は、有効にします。
- より古いアイテムを削除する – 電子メールがアーカイブされるまでの時間間隔（日、週、または月）を指定します.
- 古いアイテムをに移動 – これは、Outlookが削除するのではなく、古い電子メールやその他のアイテムをarchive.pstファイルに自動的に移動するためのものです
- ブラウズ– archive.pstの場所を選択するには
- アイテムを完全に削除する -これは、Outlookが指定された期間を過ぎるとすぐにメールやその他の属性を完全に削除するためのものです
- これらの設定をすべてのフォルダーに今すぐ適用する – 上記の古いアイテムの整理の設定をすべてのフォルダーに適用するには、このオプションを使用します。 フォルダごとに異なるアーカイブ設定を構成する場合は、無効にします。
最後に、をクリックします OK ボタンをクリックしてウィンドウを閉じます。
進行状況バーでアーカイブプロセスのステータスを監視できます。 また、アーカイブプロセスが完了すると、アーカイブフォルダーがOutlookに表示されます（有効にしている場合 フォルダーリストにアーカイブフォルダーを表示する).
Outlook 2016で電子メールを手動でアーカイブする方法
メールを自動アーカイブしたくない場合は、必要なときにメール（およびその他のアイテム）を手動でアーカイブしてみてください。 アーカイブしたくないアイテムや、アーカイブフォルダーに移動したいアイテム、アーカイブファイルを保存する場所などをさらに把握できます。
注意: メールの手動アーカイブは 一度 処理し、メールをアーカイブするたびにそれを繰り返す必要があります。
処理し、メールをアーカイブするたびにそれを繰り返す必要があります。
に行く File メニュー、選択 Cleanup Tools をクリックします Archive…
次に、 Archive ウィンドウ、オプト Archive this folder and all subfolders. そして、アーカイブするフォルダー（メールをアーカイブする受信ボックス）を選択します。
アーカイブしたい場合 すべてのメール、カレンダー, そして タスク など、その後選択 root folder (フォルダリストの一番上にあるもの). そして、次のようないくつかの設定を構成します。
- より古いアイテムをアーカイブする – アイテムをアーカイブするまでの期間を指定する日付を入力します
- ブラウズ (アーカイブファイルの場所を変更するには)
- 「古いアイテムを整理しない」にチェックマークを付けたアイテムを含める (自動アーカイブプロセスの対象外のアイテムをアーカイブするために使用します)
最後に、をクリックします OK ボタンをクリックすると、Outlookがアーカイブプロセスを開始します。
Outlookアーカイブファイルの場所：
Outlook 2016のアーカイブファイル（Outlook 2010および2013でも）は、次の場所にあります。
Windows Vista、7、8、8.1、および10 OS実行システム： C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst
システムを実行しているWindows XP OS： C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst
