どのように2016 Outlookの自動、手動でアーカイブ電子メールへ?

Outlookでメールをアーカイブする理由

システムユーザーの最大数は、デフォルトの電子メールアプリケーションとしてMicrosoft Outlookを使用します。 その場合、電子メールアカウントは飽和レベルに達し(クォータがいっぱいになります)、すぐに流れてメッセージの受信を停止します。 したがって、受信した電子メールは跳ね返ります。

また、このために、電子メールのクォータを拡張する必要はありません。 手動または自動でMicrosoft Outlookでメールをアーカイブするだけで十分な場合、 キューの満杯の問題を解決します。

したがって、この記事では、Microsoft Outlook 2016で電子メールを自動および手動でアーカイブする方法を学習します。ただし、同じ追跡を行うことで、2013、2010、2007などの他のバージョンのOutlookで電子メールをアーカイブすることもできます(ナビゲーションオプションのみが異なります) 。 ただし、メールのアーカイブを開始する前に、メールの重要な側面を理解してください。

アーカイブメールとは何ですか?

Outlookで使用可能なアーカイブ(または古いアイテムの整理)機能は、古いメール、仕事、カレンダーアイテムをデフォルトフォルダーからハードドライブ上の別の場所に保存されているアーカイブフォルダーに転送します。 正確に言うと、アーカイブはメインのPSTファイルから別のPST(アーカイブPSTと呼びます)ファイルに古い属性を転送します。このファイルは、必要なときにいつでもOutlookを使用して開くことができます。 したがって、Outlookメールボックスのサイズが小さくなり、C:\ドライブに空き領域が作成されます(アーカイブPSTファイルを別のドライブに保存する場合)。

主に、Outlookアーカイブはこれらのタスクのいずれかを実行します(ユーザーがどのように構成したかによって異なります)。

  1. メッセージを移動します およびデフォルトの現在のフォルダーからアーカイブフォルダーへの他の属性
  2. 削除 古いメールとその他の属性 永久に, 指定した期間を超えた瞬間。

メールのアーカイブに関する事実:

  • あなたは電子メールをアーカイブするとすぐに、彼らはメインPSTから移動されます archive.pst に存在するファイル Outlookアーカイブフォルダー.
  • 電子メールがアーカイブされると、ソースフォルダーから(メインのPSTファイルからも)削除されます
  • アーカイブファイルとOutlookバックアップファイルは異なります。 したがって、アーカイブされたメールをバックアップする場合は、コピーを作成します archive.pst 安全な場所にファイルします。 また試すことができます Outlookファイルの自動バックアップ この目的のために。
  • Outlookのアーカイブ機能は無効になります。 Outlook Exchange オンラインアーカイブメールボックスを持つアカウント。

Outlook 2016で電子メールを自動アーカイブする方法は?

Auto Archive 展望2016年の特徴は、自動的に一定の時間間隔で、選択したアーカイブフォルダへ、または直接削除古い電子メールに古いメールを移動するように設定することができます。

Outlook 2016でメールを自動アーカイブする手順は次のとおりです。

  • Outlookを開き、をクリックします File メニュー.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Open-Outlook-and-click-on-File-menu.png
  • 選択 Options その後 Advanced.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Select-Options-and-then-Advanced.png
  • 選ぶ AutoArchive Settings…
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/AutoArchive-Settings-1.jpg

で最初に、すべてのオプション AutoArchive ウィザードはグレー表示されます。 ただ確認してください Run AutoArchive every □ days 次に、要件に応じて他のオプションを構成します。

  • 古いアイテムをアーカイブまたは削除する– これを使用して、カスタム自動アーカイブ設定を構成します。 Outlookでデフォルトの古いアイテムの整理設定を使用する場合は、オフにします
  • フォルダーリストにアーカイブフォルダーを表示する – アーカイブフォルダーをナビゲーションウィンドウに表示する場合は、有効にします。
  • より古いアイテムを削除する – 電子メールがアーカイブされるまでの時間間隔(日、週、または月)を指定します.
  • 古いアイテムをに移動 – これは、Outlookが削除するのではなく、古い電子メールやその他のアイテムをarchive.pstファイルに自動的に移動するためのものです
  • ブラウズ– archive.pstの場所を選択するには
  • アイテムを完全に削除する -これは、Outlookが指定された期間を過ぎるとすぐにメールやその他の属性を完全に削除するためのものです
  • これらの設定をすべてのフォルダーに今すぐ適用する – 上記の古いアイテムの整理の設定をすべてのフォルダーに適用するには、このオプションを使用します。 フォルダごとに異なるアーカイブ設定を構成する場合は、無効にします。

最後に、をクリックします OK ボタンをクリックしてウィンドウを閉じます。

進行状況バーでアーカイブプロセスのステータスを監視できます。 また、アーカイブプロセスが完了すると、アーカイブフォルダーがOutlookに表示されます(有効にしている場合 フォルダーリストにアーカイブフォルダーを表示する).

Outlook 2016で電子メールを手動でアーカイブする方法

メールを自動アーカイブしたくない場合は、必要なときにメール(およびその他のアイテム)を手動でアーカイブしてみてください。 アーカイブしたくないアイテムや、アーカイブフォルダーに移動したいアイテム、アーカイブファイルを保存する場所などをさらに把握できます。

注意: メールの手動アーカイブは 一度 処理し、メールをアーカイブするたびにそれを繰り返す必要があります。

処理し、メールをアーカイブするたびにそれを繰り返す必要があります。

に行く File メニュー、選択 Cleanup Tools をクリックします Archive…

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Go-to-the-File-menu-select-Cleanup-Tools-and-click-on-Archive.png

次に、 Archive ウィンドウ、オプト Archive this folder and all subfolders. そして、アーカイブするフォルダー(メールをアーカイブする受信ボックス)を選択します。

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Archive-this-folder-and-all-subfolders.png

アーカイブしたい場合 すべてのメール、カレンダー, そして タスク など、その後選択 root folder (フォルダリストの一番上にあるもの). そして、次のようないくつかの設定を構成します。

  • より古いアイテムをアーカイブする – アイテムをアーカイブするまでの期間を指定する日付を入力します
  • ブラウズ (アーカイブファイルの場所を変更するには)
  • 「古いアイテムを整理しない」にチェックマークを付けたアイテムを含める (自動アーカイブプロセスの対象外のアイテムをアーカイブするために使用します)

最後に、をクリックします OK ボタンをクリックすると、Outlookがアーカイブプロセスを開始します。

Outlookアーカイブファイルの場所:

Outlook 2016のアーカイブファイル(Outlook 2010および2013でも)は、次の場所にあります。

Windows Vista788.1、および10 OS実行システム: C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst

システムを実行しているWindows XP OS C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

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