Um número máximo de usuários do sistema usa o Microsoft Outlook como aplicativo de email padrão. Caso a conta de email atinja seu nível de saturação (a cota é preenchida), ela flui imediatamente e deixa de receber mais mensagens. Portanto, os e-mails recebidos retornam.
E, para isso, você não precisa estender a cota de e-mails. Se você apenas arquivar e-mails no Microsoft Outlook manual ou automaticamente, será mais do que suficiente; para resolver o problema de preenchimento da fila.
Portanto, neste artigo, você aprenderá como arquivar emails automaticamente e manualmente no Microsoft Outlook 2016. No entanto, também é possível arquivar emails em outras versões do Outlook, como 2013, 2010, 2007 etc., seguindo o mesmo (somente as opções de navegação são diferentes) . Mas, antes de começar a arquivar e-mails, conheça alguns aspectos importantes.
O recurso Arquivar (ou AutoArquivar) disponível no Outlook transfere e-mails, tarefas e itens de calendário mais antigos da pasta padrão para uma pasta de arquivamento, que é armazenada em outro local no disco rígido. Para ser mais preciso, o arquivamento transfere atributos mais antigos do seu arquivo PST principal para um arquivo PST separado (vamos chamá-lo de Arquivo PST), que você pode abrir usando o Outlook a qualquer momento quando precisar. Assim, reduz o tamanho da sua caixa de correio do Outlook e cria espaço livre na sua unidade C: \ (se você salvar o arquivo PST de arquivamento em outra unidade).
Principalmente, o arquivo do Outlook executa uma dessas tarefas (dependendo de como o usuário o configurou).
O Auto Archive recurso do Outlook 2016 pode ser configurado para mover automaticamente emails antigos para uma pasta de arquivamento selecionada em intervalos regulares de tempo ou excluir diretamente emails antigos.
Inicialmente, todas as opções no AutoArchive assistente ficará acinzentado. Basta verificar Run AutoArchive every □ days em seguida, configure outras opções de acordo com seus requisitos.
Por fim, clique em OK botão e feche a janela.
Você pode monitorar o status do processo de arquivamento na barra de progresso. E, a pasta Arquivos aparecerá no Outlook quando o processo de arquivamento for concluído (se você tiver ativado Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas).
Se você não deseja arquivar automaticamente os emails, tente arquivar emails (e outros itens) manualmente sempre que precisar. Você pode ter mais controle sobre os itens que não deseja arquivar e que deseja mover para a pasta de arquivamento, onde armazenar o arquivo e muito mais.
Nota: O arquivamento de e-mails manualmente é um um tempo processo e é necessário repeti-lo sempre que desejar arquivar e-mails.
Vou ao File menu, selecione Cleanup Tools e clique em Archive…
Em seguida, em Archive janela, optar Archive this folder and all subfolders. E selecione a pasta (Caixa de entrada para arquivar emails) para arquivar.
Se você deseja arquivar todos os e-mails, calendários, e tarefas etc., em seguida, selecione o root folder (o presente no topo da lista de pastas). E então, defina algumas configurações como,
Por fim, clique em OK botão, e Outlook inicia o processo de arquivamento.
Você pode encontrar os arquivos do Outlook 2016 (também no Outlook 2010 e 2013) em,
Sistemas operacionais Windows Vista, 7, 8, 8.1 e 10 SO: C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst
Sistemas operacionais Windows XP: C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst
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