Como Arquivar Emails Automaticamente e Manualmente no Outlook 2016?

Por que Arquivar Emails no Outlook?

Um número máximo de usuários do sistema usa o Microsoft Outlook como aplicativo de email padrão. Caso a conta de email atinja seu nível de saturação (a cota é preenchida), ela flui imediatamente e deixa de receber mais mensagens. Portanto, os e-mails recebidos retornam.

E, para isso, você não precisa estender a cota de e-mails. Se você apenas arquivar e-mails no Microsoft Outlook manual ou automaticamente, será mais do que suficiente; para resolver o problema de preenchimento da fila.

Portanto, neste artigo, você aprenderá como arquivar emails automaticamente e manualmente no Microsoft Outlook 2016. No entanto, também é possível arquivar emails em outras versões do Outlook, como 2013, 2010, 2007 etc., seguindo o mesmo (somente as opções de navegação são diferentes) . Mas, antes de começar a arquivar e-mails, conheça alguns aspectos importantes.

O que é E-mails de Arquivo?

O recurso Arquivar (ou AutoArquivar) disponível no Outlook transfere e-mails, tarefas e itens de calendário mais antigos da pasta padrão para uma pasta de arquivamento, que é armazenada em outro local no disco rígido. Para ser mais preciso, o arquivamento transfere atributos mais antigos do seu arquivo PST principal para um arquivo PST separado (vamos chamá-lo de Arquivo PST), que você pode abrir usando o Outlook a qualquer momento quando precisar. Assim, reduz o tamanho da sua caixa de correio do Outlook e cria espaço livre na sua unidade C: \ (se você salvar o arquivo PST de arquivamento em outra unidade).

Principalmente, o arquivo do Outlook executa uma dessas tarefas (dependendo de como o usuário o configurou).

  1. Move mensagens e outros atributos das pastas atuais padrão para a pasta de arquivamento
  2. Exclui e-mails antigos e outros atributos permanentemente, no momento em que cruzam o período especificado.

Fatos sobre o arquivamento de email:

  • Assim que você arquivar e-mails, eles serão movidos do PST principal para um archive.pst arquivo, presente no Pasta de arquivo morto do Outlook.
  • Quando os emails são arquivados, eles serão removidos da pasta de origem (mesmo do arquivo PST principal)
  • Arquivos arquivados e arquivos de backup do Outlook são diferentes. Portanto, se você deseja fazer backup de emails arquivados, crie uma cópia do seu archive.pst arquivo em um local seguro. Você também pode tentar um backup automático de arquivos do Outlook para esse fim.
  • O recurso de arquivamento no Outlook será desativado, por Outlook Exchange contas com uma caixa de correio de arquivo morto online.

Como Arquivar Emails Automaticamente e Manualmente no Outlook 2016?

O Auto Archive recurso do Outlook 2016 pode ser configurado para mover automaticamente emails antigos para uma pasta de arquivamento selecionada em intervalos regulares de tempo ou excluir diretamente emails antigos.

Então, aqui estão as etapas para arquivar automaticamente emails no Outlook 2016.

  • Abra o Outlook e clique no ícone File cardápio.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Open-Outlook-and-click-on-File-menu.png
  • Selecione Options e depois Advanced.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Select-Options-and-then-Advanced.png
  • Escolher AutoArchive Settings…
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/AutoArchive-Settings-1.jpg

Inicialmente, todas as opções no AutoArchive assistente ficará acinzentado. Basta verificar Run AutoArchive every □ days em seguida, configure outras opções de acordo com seus requisitos.

  • Arquivar ou excluir itens antigos – Use this to configure custom auto-archive settings. If you wish Outlook to use default AutoArchive settings, then uncheck it
  • Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas – Enable it if you want the Archive folder to be present in the Navigation Pane.
  • Limpar itens com mais de – Give time interval (days, weeks, or months) after which emails to be archived.
  • Mover itens antigos para – This is for Outlook to automatically move old emails and other items to the archive.pst file instead of deleting
  • Procurar – To choose location for the archive.pst
  • Excluir itens permanentemente – É para o Outlook excluir permanentemente emails e outros atributos assim que eles cruzam o período especificado
  • Aplique essas configurações a todas as pastas agora – Para aplicar as configurações de AutoArquivar acima a todas as pastas, use esta opção. Se você deseja definir diferentes configurações de arquivamento para cada pasta, desative-o.

Por fim, clique em OK botão e feche a janela.

Você pode monitorar o status do processo de arquivamento na barra de progresso. E, a pasta Arquivos aparecerá no Outlook quando o processo de arquivamento for concluído (se você tiver ativado Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas).

Como arquivar emails manualmente no Outlook 2016?

Se você não deseja arquivar automaticamente os emails, tente arquivar emails (e outros itens) manualmente sempre que precisar. Você pode ter mais controle sobre os itens que não deseja arquivar e que deseja mover para a pasta de arquivamento, onde armazenar o arquivo e muito mais.

Nota: O arquivamento de e-mails manualmente é um um tempo processo e é necessário repeti-lo sempre que desejar arquivar e-mails.

Etapas para arquivar emails manualmente no Outlook 2016:

Vou ao File menu, selecione Cleanup Tools e clique em Archive…

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Go-to-the-File-menu-select-Cleanup-Tools-and-click-on-Archive.png

Em seguida, em Archive janela, optar Archive this folder and all subfolders. E selecione a pasta (Caixa de entrada para arquivar emails) para arquivar.

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Archive-this-folder-and-all-subfolders.png

Se você deseja arquivar todos os e-mails, calendários, e tarefas etc., em seguida, selecione o root folder (o presente no topo da lista de pastas). E então, defina algumas configurações como,

  • Arquivar itens anteriores a – Digite uma data para especificar quanto tempo depois você deseja arquivar um item
  • Procurar (para alterar a localização do arquivo morto)
  • Incluir itens com “Não arquivar automaticamente” marcado (use-o para arquivar itens que não estão no processo de arquivamento automático)

Por fim, clique em OK botão, e Outlook inicia o processo de arquivamento.

Arquivos Outlook Archive Localização:

Você pode encontrar os arquivos do Outlook 2016 (também no Outlook 2010 e 2013) em,

Sistemas operacionais Windows Vista, 7, 8, 8.1 e 10 SO: C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst

Sistemas operacionais Windows XP: C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

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