Un nombre maximum d’utilisateurs du système utilisent Microsoft Outlook comme application de messagerie électronique par défaut. Dans le cas, le compte de messagerie atteint son niveau de saturation (le quota est rempli), puis il coule immédiatement et cesse de recevoir des messages. Ainsi, les courriels reçus rebondissent.
Et, pour cela, vous n’avez pas à étendre le quota d’emails. Si vous archivez simplement les e-mails dans Microsoft Outlook manuellement ou automatiquement, c’est plus que suffisant; pour résoudre le problème de saturation de la file d’attente.
Ainsi, dans cet article, vous apprendrez comment archiver automatiquement et manuellement les e-mails dans Microsoft Outlook 2016. Cependant, vous pouvez également archiver des e-mails dans d’autres versions d’Outlook comme 2013, 2010, 2007, etc. en les suivant (seules les options de navigation diffèrent) . Mais, avant de commencer l’archivage des e-mails, sachez-en certains aspects importants.
La fonctionnalité d’archivage (ou d’archivage automatique) disponible dans Outlook transfère les anciens e-mails, tâches et éléments de calendrier du dossier par défaut vers un dossier d’archivage, qui est stocké dans un autre emplacement sur votre disque dur. Pour être précis, l’archive transfère les anciens attributs de votre fichier PST principal dans un fichier PST distinct (appelons-le Archive PST) que vous pouvez ouvrir à l’aide d’Outlook à tout moment lorsque vous en avez besoin. Ainsi, il réduit la taille de votre boîte aux lettres Outlook et crée de l’espace libre sur votre lecteur C: \ (si vous enregistrez le fichier PST d’archive sur un autre lecteur).
Principalement, archivage Outlook exécute l’une de ces tâches (selon la façon dont l’utilisateur l’a configuré).
Le Auto Archive fonctionnalité d’Outlook 2016 peut être configurée pour déplacer automatiquement les anciens e-mails vers un dossier d’archivage sélectionné à intervalles réguliers ou pour supprimer directement les anciens e-mails.
Initialement, toutes les options du AutoArchive l’assistant sera grisé. Vérifiez simplement Run AutoArchive every □ days ensuite, configurez d’autres options selon vos besoins.
Enfin, cliquez sur OK bouton et fermez la fenêtre.
Vous pouvez surveiller l’état du processus d’archivage dans la barre de progression. Et, le dossier Archives apparaîtra dans Outlook lorsque le processus d’archivage sera terminé (si vous avez activé Afficher le dossier d’archives dans la liste des dossiers).
Si vous ne souhaitez pas archiver automatiquement les e-mails, essayez d’archiver les e-mails (et autres éléments) manuellement chaque fois que vous en avez besoin. Vous pouvez mieux contrôler les éléments que vous ne souhaitez pas archiver et que vous souhaitez déplacer vers le dossier d’archivage, où stocker le fichier d’archive, etc.
Remarque: Archiving emails manually is a une fois processus, et vous avez besoin de le répéter chaque fois que vous voulez archiver des e-mails.
Allez au File menu, sélectionnez Cleanup Tools et cliquez sur Archive…
Ensuite, dans Archive fenêtre, opt Archive this folder and all subfolders. Et sélectionnez le dossier (Boîte de réception pour archiver les e-mails) à archiver.
Si vous souhaitez archiver tous les e-mails, calendriers, et tasks etc., puis sélectionnez root folder (celui présent en haut de la liste des dossiers). Et puis, configurez quelques paramètres comme,
Enfin, cliquez sur OK et Outlook démarre le processus d’archivage.
Vous pouvez trouver des fichiers d’archive d’Outlook 2016 (également dans Outlook 2010 et 2013) dans,
Windows Vista, 7, 8, 8.1, et 10 Systèmes d’exploitation OS:C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst
Windows XP Systèmes d’exploitation OS:: C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst
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