如何在Outlook 2016中自动和手动存档电子邮件？

为什么要在Outlook中存档电子邮件？

最多数量的系统用户使用Microsoft Outlook作为其默认电子邮件应用程序。 万一电子邮件帐户达到其饱和级别（配额被填满），然后它立即流动并停止进一步接收消息。 因此，收到的电子邮件反弹了。

而且，为此，您不必扩展电子邮件的配额。 如果您只是手动或自动在Microsoft Outlook中归档电子邮件，那么这就足够了； 解决排队满的问题。

因此，在本文中，您将学习如何在Microsoft Outlook 2016中自动和手动存档电子邮件。但是，您也可以通过跟踪相同的邮件在其他版本的Outlook（例如2013、2010、2007等）中存档电子邮件（仅导航选项有所不同） 。 但是，在开始存档电子邮件之前，请了解其中的一些重要方面。

什么是存档电子邮件？

Outlook中提供的存档（或自动存档）功能可将较旧的电子邮件，任务和日历项目从默认文件夹传输到存档文件夹，该文件夹存储在硬盘驱动器的另一个位置。 确切地说，存档会将旧的属性从您的主PST文件传输到单独的PST（称为存档PST）文件中，您可以在需要时随时使用Outlook打开它。 因此，它可以减小Outlook邮箱的大小，并在C：\驱动器上创建可用空间（如果将存档PST文件保存在另一个驱动器上）。

Outlook存档主要执行以下任务之一（取决于用户对其的配置方式）。

1. 移动消息 和其他属性（从默认当前文件夹到存档文件夹）
2. 删除项 旧电子邮件和其他属性 永久地, 他们越过指定时间段的那一刻。

关于电子邮件归档的事实：

• 只要您归档电子邮件，他们会从主PST被移动到 archive.pst 文件，存在于 Outlook存档文件夹.
• 归档电子邮件后，会将它们从源文件夹（甚至从主PST文件）中删除。
• 存档文件和Outlook备份文件不同。 因此，如果您想备份存档的电子邮件，请创建一个副本 archive.pst 文件放在安全的位置。 您也可以尝试 自动备份Outlook文件 以此目的。
• Outlook中的存档功能将被禁用，因为 Outlook Exchange 具有在线存档邮箱的帐户。

如何在Outlook 2016中自动存档电子邮件？

的 Auto Archive 可以将Outlook 2016中的功能设置为定期自动将旧电子邮件移动到选定的存档文件夹，或直接删除旧电子邮件。

因此，这是在Outlook 2016中自动存档电子邮件的步骤。

• 打开Outlook，然后单击 File 菜单.

• 选择 Options 进而 Advanced.

• 选择 AutoArchive Settings…

最初，在所有选项 AutoArchive 向导将显示为灰色。 只要检查一下 Run AutoArchive every □ days 然后，根据需要配置其他选项。

• 存档或删除旧项目 – 使用此配置自定义自动存档设置。 如果您希望Outlook使用默认的自动存档设置，请取消选中它
• 在文件夹列表中显示存档文件夹 – 如果您希望存档文件夹出现在导航窗格中，请启用它。
• 清理项目早于 – 指定时间间隔（天，周或月），之后将其存档。
• 将旧物品移至 – 这是用于Outlook自动将旧电子邮件和其他项目移动到archive.pst文件，而不是删除
• 浏览 – 选择存档的位置.pst
• 永久删除项目 -这是用于Outlook在电子邮件和其他属性越过指定时间段后就将其永久删除
• 现在将这些设置应用于所有文件夹 – 要将上述自动存档设置应用到所有文件夹，请使用此选项。 如果要为每个文件夹配置不同的存档设置，请禁用它。

最后，点击 OK 按钮并关闭窗口。

您可以在进度栏中监视归档过程的状态。 并且，存档过程完成后（如果已启用，存档文件夹将显示在Outlook中 在文件夹列表中显示存档文件夹).

如何在Outlook 2016中手动存档电子邮件？

如果您不想自动存档电子邮件，请在需要时尝试手动存档电子邮件（和其他项目）。 您可以对不想归档的项目以及要移到归档文件夹的项目，要在哪里存储归档文件的项目进行更多控制。

注意: 手动存档电子邮件是一个 一度 流程，并且每次要存档电子邮件时都需要重复此过程.

在Outlook 2016中手动存档电子邮件的步骤:

转到 File 菜单，选择 Cleanup Tools 然后点击 Archive…

接下来，在 Archive 窗口，选择 Archive this folder and all subfolders. 并且，选择要存档的文件夹（“收件箱”以存档电子邮件）。

如果要存档 所有电子邮件，日历, 和 任务 等等，然后选择 root folder (文件夹列表顶部的一个). 然后配置一些设置，例如

• 存档的项目早于 – 输入日期以指定要归档项目多长时间
• 浏览 (更改存档文件的位置)
• 包括已选中“请勿自动存档”的项目 (用它来归档自动归档过程中没有的项目)

最后，点击 OK 按钮，Outlook将开始存档过程。

Outlook存档文件位置：

您可以在以下位置找到Outlook 2016的存档文件（也在Outlook 2010和2013中），

Windows Vista，7、8、8.1和10操作系统运行的系统: C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst

Windows XP OS运行的系统： C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst