如何在Outlook 2016中自动和手动存档电子邮件?

为什么要在Outlook中存档电子邮件?

最多数量的系统用户使用Microsoft Outlook作为其默认电子邮件应用程序。 万一电子邮件帐户达到其饱和级别(配额被填满),然后它立即流动并停止进一步接收消息。 因此,收到的电子邮件反弹了。

而且,为此,您不必扩展电子邮件的配额。 如果您只是手动或自动在Microsoft Outlook中归档电子邮件,那么这就足够了; 解决排队满的问题。

因此,在本文中,您将学习如何在Microsoft Outlook 2016中自动和手动存档电子邮件。但是,您也可以通过跟踪相同的邮件在其他版本的Outlook(例如2013、2010、2007等)中存档电子邮件(仅导航选项有所不同) 。 但是,在开始存档电子邮件之前,请了解其中的一些重要方面。

什么是存档电子邮件?

Outlook中提供的存档(或自动存档)功能可将较旧的电子邮件,任务和日历项目从默认文件夹传输到存档文件夹,该文件夹存储在硬盘驱动器的另一个位置。 确切地说,存档会将旧的属性从您的主PST文件传输到单独的PST(称为存档PST)文件中,您可以在需要时随时使用Outlook打开它。 因此,它可以减小Outlook邮箱的大小,并在C:\驱动器上创建可用空间(如果将存档PST文件保存在另一个驱动器上)。

Outlook存档主要执行以下任务之一(取决于用户对其的配置方式)。

  1. 动消息 和其他属性(从默认当前文件夹到存档文件夹)
  2. 删除项 旧电子邮件和其他属性 永久地, 他们越过指定时间段的那一刻。

关于电子邮件归档的事实:

  • 只要您归档电子邮件,他们会从主PST被移动到 archive.pst 文件,存在于 Outlook存档文件.
  • 归档电子邮件后,会将它们从源文件夹(甚至从主PST文件)中删除。
  • 存档文件和Outlook备份文件不同。 因此,如果您想备份存档的电子邮件,请创建一个副本 archive.pst 文件放在安全的位置。 您也可以尝试 自动备份Outlook文件 以此目的。
  • Outlook中的存档功能将被禁用,因为 Outlook Exchange 具有在线存档邮箱的帐户。

如何在Outlook 2016中自动存档电子邮件?

Auto Archive 可以将Outlook 2016中的功能设置为定期自动将旧电子邮件移动到选定的存档文件夹,或直接删除旧电子邮件。

因此,这是在Outlook 2016中自动存档电子邮件的步骤。

  • 打开Outlook,然后单击 File 菜单.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Open-Outlook-and-click-on-File-menu.png
  • 选择 Options 进而 Advanced.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Select-Options-and-then-Advanced.png
  • 选择 AutoArchive Settings…
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/AutoArchive-Settings-1.jpg

最初,在所有选项 AutoArchive 向导将显示为灰色。 只要检查一下 Run AutoArchive every □ days 然后,根据需要配置其他选项。

  • 存档或删除旧项目 – 使用此配置自定义自动存档设置。 如果您希望Outlook使用默认的自动存档设置,请取消选中它
  • 在文件夹列表中显示存档文件夹 – 如果您希望存档文件夹出现在导航窗格中,请启用它。
  • 清理项目早于 – 指定时间间隔(天,周或月),之后将其存档。
  • 将旧物品移至 – 这是用于Outlook自动将旧电子邮件和其他项目移动到archive.pst文件,而不是删除
  • 浏览 – 选择存档的位置.pst
  • 永久删除项目 -这是用于Outlook在电子邮件和其他属性越过指定时间段后就将其永久删除
  • 现在将这些设置应用于所有文件夹 – 要将上述自动存档设置应用到所有文件夹,请使用此选项。 如果要为每个文件夹配置不同的存档设置,请禁用它。

最后,点击 OK 按钮并关闭窗口。

您可以在进度栏中监视归档过程的状态。 并且,存档过程完成后(如果已启用,存档文件夹将显示在Outlook中 在文件夹列表中显示存档文件夹).

如何在Outlook 2016中手动存档电子邮件?

如果您不想自动存档电子邮件,请在需要时尝试手动存档电子邮件(和其他项目)。 您可以对不想归档的项目以及要移到归档文件夹的项目,要在哪里存储归档文件的项目进行更多控制。

注意: 手动存档电子邮件是一个 一度 流程,并且每次要存档电子邮件时都需要重复此过程.

Outlook 2016中手动存档电子邮件的步骤:

转到 File 菜单,选择 Cleanup Tools 然后点击 Archive…

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Go-to-the-File-menu-select-Cleanup-Tools-and-click-on-Archive.png

接下来,在 Archive 窗口,选择 Archive this folder and all subfolders. 并且,选择要存档的文件夹(“收件箱”以存档电子邮件)。

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Archive-this-folder-and-all-subfolders.png

如果要存档 所有电子邮件,日历, 等等,然后选择 root folder (文件夹列表顶部的一个). 然后配置一些设置,例如

  • 存档的项目早于 – 输入日期以指定要归档项目多长时间
  • 浏览 (更改存档文件的位置)
  • 包括已选中请勿自动存档项目 (用它来归档自动归档过程中没有的项目)

最后,点击 OK 按钮,Outlook将开始存档过程。

Outlook存档文件位置:

您可以在以下位置找到Outlook 2016的存档文件(也在Outlook 2010和2013中),

Windows Vista788.110操作系统运行的系统: C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst

Windows XP OS运行的系统: C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

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