Come Auto e Archiviare Manualmente le Email in Outlook 2016?

Perché archiviare le e-mail in Outlook?

Un numero massimo di utenti del sistema utilizza Microsoft Outlook come applicazione di posta elettronica predefinita. Nel caso in cui l’account e-mail raggiunga il livello di saturazione (la quota viene riempita), quindi scorre immediatamente e interrompe la ricezione dei messaggi. Quindi, le email ricevute ritornano indietro.

E, per questo, non è necessario estendere la quota di e-mail. Se archivi semplicemente le email in Microsoft Outlook manualmente o automaticamente, allora è più che sufficiente; per risolvere il problema di follatura della coda.

Quindi, in questo articolo, imparerai come archiviare automaticamente e manualmente le e-mail in Microsoft Outlook 2016. Tuttavia, puoi anche archiviare le e-mail in altre versioni di Outlook come 2013, 2010, 2007 ecc. Monitorando le stesse (solo le opzioni di navigazione differiscono) . Ma, prima di iniziare a archiviare le e-mail, conoscerne alcuni aspetti importanti.

Che cosa sono le email di archivio?

La funzione di archiviazione (o archiviazione automatica) disponibile in Outlook trasferisce le e-mail, le attività e gli elementi del calendario più vecchi dalla cartella predefinita a una cartella di archivio, memorizzata in un’altra posizione sul disco rigido. Per essere precisi, l’archivio trasferisce gli attributi più vecchi dal tuo file PST principale in un file PST separato (chiamiamolo un file PST di archivio) che puoi aprire usando Outlook in qualsiasi momento. Pertanto, riduce le dimensioni della cassetta postale di Outlook e crea spazio libero sull’unità C: \ (se si salva il file PST di archivio su un’altra unità).

Principalmente, archivio Outlook esegue una di queste attività (a seconda di come è stato configurato dall’utente).

  1. Sposta i messaggi e altri attributi dalle cartelle correnti predefinite alla cartella di archiviazione
  2. Elimina vecchie e-mail e altri attributi permanentemente, nel momento in cui attraversano il periodo specificato.

A Proposito di Fatti archiviazione mail Outlook:

  • Non appena archiviate le e-mail, queste verranno spostate dal PST principale a un archive.pst file, presente nel file Cartella Archivio di Outlook.
  • Quando le e-mail vengono archiviate, verranno rimosse dalla cartella di origine (anche dal file PST principale)
  • I file archiviati e i file di backup di Outlook sono diversi. Quindi, se desideri eseguire il backup delle e-mail archiviate, crea una copia delle tue archive.pst file in un luogo sicuro. Puoi anche provare un backup automatico dei file di Outlook per questo scopo.
  • La funzione di archiviazione in Outlook sarà disabilitata, per Outlook Exchange conti con una cassetta postale di archiviazione on-line.

Come Auto e Archiviare Manualmente le Email in Outlook 2016?

Il Auto Archive funzionalità di Outlook 2016 può essere impostata per spostare automaticamente le vecchie e-mail in una cartella di archivio selezionata a intervalli regolari o per eliminare direttamente le vecchie e-mail.

Ecco quindi i passaggi per l’archiviazione automatica delle e-mail in Outlook 2016.

  • Apri Outlook e fai clic su File menu.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Open-Outlook-and-click-on-File-menu.png
  • Selezionare Options e poi Advanced.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Select-Options-and-then-Advanced.png
  • Scegliere AutoArchive Settings…
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/AutoArchive-Settings-1.jpg

Inizialmente, tutte le opzioni in AutoArchive la procedura guidata verrà disattivata. Basta controllare Run AutoArchive every □ days quindi, configurare altre opzioni in base alle proprie esigenze.

  • Archivia o elimina vecchi elementi – Usalo per configurare le impostazioni di archiviazione automatica personalizzate. Se si desidera che Outlook utilizzi le impostazioni di archiviazione automatica predefinite, deselezionarlo
  • Mostra la cartella di archivio nell’elenco delle cartelle – Abilitalo se vuoi che la cartella Archive sia presente nel riquadro di navigazione.
  • Pulisci gli oggetti più vecchi di – Indica l’intervallo di tempo (giorni, settimane o mesi) dopo il quale archiviare le e-mail.
  • Sposta gli oggetti vecchi in – Questo è per Outlook per spostare automaticamente le vecchie e-mail e altri elementi nel file archive.pst invece di eliminarli
  • Navigare – Per scegliere la posizione per archive.pst
  • Elimina definitivamente gli elementi – Questo è per Outlook eliminare definitivamente e-mail e altri attributi non appena attraversano il periodo specificato
  • Applica queste impostazioni a tutte le cartelle ora – Per applicare le impostazioni di archiviazione automatica sopra a tutte le cartelle utilizzare questa opzione. Se si desidera configurare impostazioni di archiviazione diverse per ciascuna cartella, disattivarla.

Infine, fai clic su OK pulsante e chiudi la finestra.

È possibile monitorare lo stato del processo di archiviazione nella barra di avanzamento. Inoltre, la cartella Archives verrà visualizzata in Outlook al termine del processo di archiviazione (se è stato abilitato Mostra la cartella di archivio nell’elenco delle cartelle).

Come archiviare manualmente le e-mail in Outlook 2016?

Come archiviare manualmente le e-mail in Outlook 2016? Se non si desidera archiviare automaticamente le e-mail, provare ad archiviare e-mail (e altri elementi) manualmente ogni volta che è necessario. Puoi avere più controllo sugli elementi che non desideri archiviare e che desideri spostare nella cartella dell’archivio, dove archiviare il file di archivio e altro ancora.

Nota: L’archiviazione manuale delle e-mail è a Una volta processo, ed è necessario ripeterlo ogni volta che si desidera archiviare le e-mail.

Passaggi per archiviare manualmente le e-mail in Outlook 2016:

Vai al File menu, selezionare Cleanup Tools e clicca su Archive…

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Go-to-the-File-menu-select-Cleanup-Tools-and-click-on-Archive.png

Successivamente, in Archive finestra, opt Archive this folder and all subfolders. E selezionare la cartella (Posta in arrivo per archiviare le e-mail) da archiviare.

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Archive-this-folder-and-all-subfolders.png

Se vuoi archiviare tutte le email, i calendari, e compiti ecc. quindi selezionare il root folder (quello presente in alto nell’elenco delle cartelle). E quindi, configurare alcune impostazioni come,

  • Archivia elementi più vecchi di – Enter a date for specifying how long after you want to archive an item
  • Navigare (per cambiare la posizione del file di archivio)
  • Includi elementi con “Non archiviare automaticamente” selezionato (usalo per archiviare elementi che non rientrano nel processo di archiviazione automatica)

Infine, fai clic su OK e Outlook avvia il processo di archiviazione.

Posizione dei file di archivio di Outlook:

Puoi trovare i file di archivio di Outlook 2016 (anche in Outlook 2010 e 2013) in,

Sistemi operativi Windows Vista, 7, 8, 8.1 e 10: C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst

Sistema operativo Windows XP:C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Leave a Reply

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *