Hoe E-mails Automatisch en Handmatig Archiveren in Outlook 2016?

Waarom Archief E-mails in Outlook?

Een maximaal aantal systeemgebruikers gebruikt Microsoft Outlook als hun standaard e-mailtoepassing. In het geval dat het e-mailaccount het verzadigingsniveau bereikt (quotum wordt gevuld), stroomt het meteen en ontvangt het geen berichten meer. Dus, ontvangen e-mails stuiteren terug.

En hiervoor hoef je het aantal e-mails niet te verlengen. Als u e-mails gewoon handmatig of automatisch archiveert in Microsoft Outlook, is dit meer dan voldoende; om het probleem met het voltooien van de wachtrij op te lossen.

In dit artikel leert u dus hoe u automatisch en handmatig e-mails archiveert in Microsoft Outlook 2016. U kunt e-mails echter ook archiveren in andere versies van Outlook zoals 2013, 2010, 2007 etc. door hetzelfde te volgen (alleen de navigatie-opties verschillen) . Maar voordat u begint met het archiveren van e-mails, kent u enkele belangrijke aspecten ervan.

Wat zijn Archief E-mails?

De functie Archive (of AutoArchive) die beschikbaar is in Outlook, brengt oudere e-mails, taken en agenda-items over van de standaardmap naar een archiefmap, die op een andere locatie op uw harde schijf wordt opgeslagen. Om precies te zijn, brengt archief oudere attributen over van uw hoofd-PST-bestand naar een apart PST-bestand (laten we het een Archive PST-bestand noemen) dat u op elk gewenst moment kunt openen met Outlook. Het verkleint dus de grootte van uw Outlook-mailbox en creëert vrije ruimte op uw C: \ schijf (als u het archief PST-bestand op een andere schijf opslaat).

Hoofdzakelijk voert Outlook-archief een van deze taken uit (afhankelijk van hoe de gebruiker het heeft geconfigureerd).

  1. Verplaatst berichten en andere attributen van standaard huidige mappen tot archiefmap
  2. Verwijdert oude e-mails en andere attributen blijvend, het moment waarop ze de opgegeven periode overschrijden.

Feiten over Email Archiving:

  • Zodra u e-mails archiveert, worden ze verplaatst van de hoofd-PST naar een archive.pst bestand, aanwezig in de Outlook-Archiefmap.
  • Wanneer e-mails worden gearchiveerd, worden ze verwijderd uit de bronmap (zelfs uit het hoofd PST-bestand)
  • Gearchiveerde bestanden en Outlook-back-upbestanden zijn verschillend. Dus, als u een back-up van gearchiveerde e-mails wilt maken, maak dan een kopie van uw archive.pst bestand op een veilige locatie. Je kunt ook een proberen automatische back-up van Outlook-bestanden voor dit doeleinde.
  • Archiveren in Outlook wordt uitgeschakeld, voor Outlook Exchange accounts met een online archiefmailbox.

Hoe E-mails Automatisch en Handmatig Archiveren in Outlook 2016?

De Auto Archive functie in Outlook 2016 kan worden ingesteld om automatisch oude e-mails met regelmatige tussenpozen naar een geselecteerde archiefmap te verplaatsen of om oude e-mails direct te verwijderen.

Dus hier zijn de stappen om e-mails automatisch te archiveren in Outlook 2016.

  • Open Outlook en klik op de File menu.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Open-Outlook-and-click-on-File-menu.png
  • Kiezen Options en toen Advanced.
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Select-Options-and-then-Advanced.png
  • Kiezen AutoArchive Settings…
https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/AutoArchive-Settings-1.jpg

Aanvankelijk waren alle opties in de AutoArchive wizard wordt grijs weergegeven. Kijk maar op Run AutoArchive every □ days configureer vervolgens andere opties volgens uw vereiste.

  • Oude items archiveren of verwijderen – Gebruik dit om aangepaste instellingen voor automatisch archiveren te configureren. Als u wilt dat Outlook de standaardinstellingen voor AutoArchiveren gebruikt, schakelt u dit uit
  • Toon archiefmap in mappenlijst – Schakel dit in als u wilt dat de map Archive in het navigatiedeelvenster aanwezig is.
  • Ruim items op die ouder zijn dan – Geef een tijdsinterval (dagen, weken of maanden) waarna e-mails moeten worden gearchiveerd.
  • Verplaats oude items naar – Dit is voor Outlook om automatisch oude e-mails en andere items naar het archive.pst-bestand te verplaatsen in plaats van te verwijderen
  • Bladeren – Locatie kiezen voor archive.pst
  • Items permanent verwijderen – Dit is voor Outlook om e-mails en andere kenmerken permanent te verwijderen zodra ze de opgegeven periode overschrijden
  • Pas deze instellingen nu toe op alle mappen – Gebruik deze optie om bovenstaande AutoArchive-instellingen op alle mappen toe te passen. Als u verschillende archiveringsinstellingen voor elke map wilt configureren, schakelt u deze uit.

Klik ten slotte op OK knop en sluit het venster.

U kunt de status van het archiveringsproces volgen in de voortgangsbalk. En de map Archives wordt weergegeven in Outlook wanneer het archiefproces is voltooid (als u dit hebt ingeschakeld Toon archiefmap in de mappenlijst).

Hoe e-mails handmatig te archiveren in Outlook 2016?

Als u e-mails niet automatisch wilt archiveren, probeer dan e-mails (en andere items) handmatig te archiveren wanneer u maar wilt. U kunt meer grip krijgen op items die u niet wilt archiveren en die u naar de archiefmap wilt verplaatsen, waar u het archiefbestand wilt opslaan, en meer.

Notitie: Handmatig e-mails archiveren is een een keer proces, en u moet het elke keer herhalen wanneer u e-mails wilt archiveren.

Stappen om e-mails handmatig te archiveren in Outlook 2016:

Ga naar de File menu, selecteer Cleanup Tools en klik op Archive…

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Go-to-the-File-menu-select-Cleanup-Tools-and-click-on-Archive.png

Vervolgens in Archive venster, opt Archive this folder and all subfolders. En selecteer de map (Inbox om e-mails te archiveren) om te archiveren.

https://www.yodot.com/blog/wp-content/uploads/2018/02/Archive-this-folder-and-all-subfolders.png

Als u wilt archiveren alle e-mails, kalenders, en taken enz. selecteer vervolgens de root folder (degene die bovenaan in de mappenlijst staat). En configureer vervolgens een paar instellingen zoals,

  • Items archiveren die ouder zijn dan – Voer een datum in om op te geven hoe lang u een item wilt archiveren
  • Bladeren (om de locatie van het archiefbestand te wijzigen)
  • Neem items op met “Niet automatisch archiveren” aangevinkt (gebruik het om items te archiveren die niet onder het auto-archiveringsproces vallen)

Klik ten slotte op OK en Outlook start het archiveringsproces.

Locatie van Outlook-archiefbestanden:

U vindt archiefbestanden van Outlook 2016 (ook in Outlook 2010 en 2013) in,

Windows Vista, 7, 8, 8.1 en 10 OS- actieve systemen: C:\Users\<user name>\Documents\Outlook Files\archive.pst

Windows XP OS actieve systemen: C:\Documents and Settings\<user name>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *